1. Главная
  2. Блог
  3. Улучшение менеджера задач и нормирование статусов

Улучшение менеджера задач и нормирование статусов

Обновление сентября 2018

Осень едва успела начаться, а очередное обновление уже тут. Был существенно доработан Менеджер задач и добавлена новая функция: "Норма времени статусов".

Улучшение менеджера задач

Менеджер задач – отличный инструмент, который помогает ставить задачи себе и своим коллегам. Он помогает не забывать сделать важные дела, проконтролировать выполнение задач вашими коллегами и подчиненными.

В этом обновлении мы учли множество пожеланий, касающихся Менеджера задач, и готовы представить его улучшенную версию.

В настройке прав пользователей появилось четыре новых права.

tm-roles.png (32 KB)

"Может создавать задачи" – если права нет, то сотрудник не сможет создавать новые задачи

"Может быть исполнителем" – если права нет, то сотрудник не будет отображаться в списке возможных исполнителей задачи

"Может видеть задачи всех сотрудников" – включите это право, если хотите, чтобы пользователь мог видеть задачи других сотрудников

"Может редактировать задачи всех сотрудников" – включите это право, если хотите, чтобы пользователь мог редактировать задачи других сотрудников

Если включено право "Может видеть задачи всех сотрудников", на странице Менеджера задач в фильтре появится новый пункт "Все задачи".

tm-all-tasks.png (27 KB)

Кроме того, теперь можно создавать задачи, привязанные не только к заказу, но и к клиенту.

В карточке Клиента появилась новая вкладка "Задачи", где отображаются все невыполненные задачи по этому клиенту.

tm-client-form.png (35 KB)

Ну и самое главное – теперь можно создавать задачи сразу на нескольких исполнителей.

В диалоге создания новой задачи укажите исполнителя, кликните "+ Добавить исполнителя" – появится еще один выпадающий список с исполнителями. После указания всех желаемых исполнителей необходимо будет выбрать, каким образом будет создана задача.

tm-create-task.gif (1.70 MB)

Задача может быть создана двумя способами: "Одна задача на всех" или "По задаче на каждого исполнителя".

"Одна задача на всех" – будет создана одна задача сразу на нескольких исполнителей. Каждый из них будет видеть эту задачу в списке "Я исполнитель". После выполнения этой задачи одним из указанных исполнителей задача пропадает у остальных.

"По задаче на каждого исполнителя" – будут созданы отдельные задачи для каждого указанного исполнителя. К примеру, если в такой задаче будет выбрано три исполнителя, то будут созданы три отдельные задачи, в каждой из которых будет по одному исполнителю.

График работы мастерской

В РемонтОнлайн появилась возможность задавать график работы для каждой мастерской. По умолчанию сейчас рабочий график выставлен для всех мастерских с 9:00 до 18:00 без выходных. Вы легко можете настроить график работы на странице "Настройки > Мастерские" в диалоге мастерской.

branch-schedulle.png (48 KB)

Норма времени статуса

Время – деньги. Это знает любой предприниматель. Стало быть, контроль сроков – это важнейшая задача любого бизнеса.

РемонтОнлайн помогает контролировать срок заказа, который мы озвучиваем клиенту при оформлении заказа. В таблице заказов есть колонка "Крайний срок", где для каждого заказа отображается оставшееся до дедлайна время, а также есть бейдж "Просроченные", который показывает, сколько заказов не уложились в срок.

overdue-order.png (52 KB)

Но достаточно ли этого для управления сроками?

Давайте представим, что ваш бизнес это завод. А производите вы услуги. Услуга не рождается сразу. Она проходит через конвейер, на каждом этапе над ней могут трудиться разные люди, и лишь на выходе с конвейера мы получаем оказанную услугу.

В РемонтОнлайн можно планировать цепочку последовательностей благодаря статусам. Можно выстроить цепочку последовательностей статусов – указать в какие статусы можно переводить текущий. Можно ограничить статусы по сотрудникам – указать, какие сотрудники могут перемещать заказ дальше по цепочке бизнес-процесса. Можно даже настроить систему так, чтобы она обязательно требовала написать комментарий при смене статуса. Но до сегодняшнего дня отсутствовала одна важная часть контроля качества движения заказа по цепочке вашего бизнес-процесса.

Теперь любой статус заказа можно нормировать по времени – указать, сколько времени заказ может находиться в этом статусе. В разных компаниях разные процессы, разные требования к качеству и скорости оказания услуг. Поэтому мы предусмотрели возможность задавать норму времени как в днях, так и в часах, и даже минутах.

status-normal-time.png (53 KB)

Представим, что наша компания занимается ремонтом смартфонов. Наверняка в нашем бизнес-процессе существует этап диагностики. Давайте нормируем этот участок бизнес-процесса и настроим статус "Диагностика". Предположим, диагностика должна выполняться не дольше 30 минут.

Давайте настроим РемонтОнлайн. Находим статус, дважды кликаем на него и в форме статуса включаем галочку "Норма статуса". Указываем цифру 30 и выбираем единицу измерения: "Минуты". Сохраняем статус.

Теперь при установке статуса "Диагностика" будет считаться крайний срок для этого статуса, а в колонке таблицы заказов "Крайний срок" будет отображаться оставшееся время (или на сколько времени просрочено) для выполнения диагностики этого заказа.

status-deadline.png (36 KB)

Время, оставшееся до крайнего срока, теперь считается по рабочему графику. Таким образом, если вы видите, что крайний срок 4 часа – то это 4 рабочих часа.

Рассмотрим пример: мы переводим заказ в статус "Диагностика" 12 сентября в 17:55, но в 18:00 у нас заканчивается рабочий день. В этом случае, РемонтОнлайн рассчитает крайний срок на 13 сентября 09:25 (рабочий день начинается в 9 утра). Таким образом, при расчете крайнего срока и при отображении времени, которое осталось до наступления этого крайнего срока, теперь используется график работы мастерской.

Теперь для каждого заказа в РемонтОнлайн может быть два типа крайнего срока:
"Крайний срок заказа" – это время готовности заказа, которое мы озвучили клиенту. Указывается в поле “Крайний срок“ в диалоге заказа.
"Крайний срок статуса" – это время, до которого заказ может находиться в текущем статусе.

Просроченные заказы помечаются специальной иконкой "часы". Иконка с заливкой обозначает, что просрочен заказ. Иконка без заливки – просрочен статус.

deadlines-order-status.png (52 KB)

Нормирование статусов является продвинутой функцией, которая будет полезна для зрелых компаний с отточенными бизнес-процессами и доступна только в тарифных планах “Бизнес”, “Сеть” и “Корпорация”.

comments powered by Disqus