1. Главная
  2. Блог
  3. Разное

Как провести инвентаризацию: подготовка, способы и оформление результатов

Как провести инвентаризацию: подготовка, способы и оформление результатов

Из-за расхождений фактических и учетных остатков возникает много проблем. Например, можно добавить в заказ запчасти, которых нет на складе или продать пересортный товар. Потом придется делать возвраты, продлевать сроки ремонтов и извиняться перед клиентами. Это портит не только настроение, но и имидж вашей компании. 

Чтобы избежать подобных ситуаций, нужно регулярно пересчитывать товары и сравнивать их реальное количество с тем, которое указано в системе. Так вы получите корректные данные об остатках, проверите честность сотрудников и начнете контролировать товарооборот. Конечно, при условии, что все сделали правильно. Поэтому сегодня расскажем о том, как проводить инвентаризацию на складе и что потом делать с ее результатами. 

Как подготовиться к инвентаризации: 5 простых советов

Казалось бы, зачем к ней вообще готовиться? Бери и считай. Но если приступить к инвентаризации без подготовки, она может занять очень много времени или не отразить реальную ситуацию на складе. Чтобы пересчет прошел быстро и без проблем, воспользуйтесь нашими советами:

  1. Завершите обработку документов, которые влияют на движение товаров. Проведите актуальные оприходования, списания и перемещения. Движение всех позиций должно быть отражено в системе до начала инвентаризации. 
  2. Наведите порядок на складе. Нужно организовать все так, чтобы сотрудники понимали, где находится тот или иной товар и могли быстро его найти. Для этого, перед тем как делать инвентаризацию, включите адресное хранение или хотя бы обеспечьте информативное зонирование (разместите товары не рандомно, а согласно понятной логике). Кроме того, бракованные и списанные позиции стоит убрать в отдельное место, чтобы их не посчитали как излишки.
  3. Выберите способ проведения инвентаризации. Частичная или полная, с помощью сканера штрих-кодов или вручную. Главное, принять решение заранее, чтобы правильно распределить время, проверить корректность работы оборудования или распечатать остатки. Подробнее о том, как часто нужно проводить инвентаризацию и о ее видах расскажем немного позже.
  4. Назначьте инвентаризационную комиссию. Подумайте, кто из сотрудников будет проводить пересчет. Они обязательно должны присутствовать на работе в день инвентаризации и после ее проведения подписать специальный акт. Очень важно, чтобы эти люди считали товары по фактическому наличию, а не со слов материально ответственных коллег. Поэтому вы должны быть уверены в их честности. 
  5. Составьте план. Определите группы товаров для пересчета и скажите сотрудникам, кому и во сколько приходить на работу. 

Выполнение этого простого плана поможет вам сэкономить время и нервы, а также получить достоверные результаты. Теперь давайте поговорим о видах и способах инвентаризации как метода учета. 

Виды и способы инвентаризации склада

Виды и способы инвентаризации склада

Начнем с того, что проводить инвентаризацию можно по графику и внепланово. В первом случае желательно делать это каждый месяц и обязательно минимум раз в год – перед сдачей годовой отчетности. Регулярный пересчет поможет быстро выявить недостачи, избежать финансовых потерь и конфликтов с клиентами. Сотрудники станут более дисциплинированными, и вы сможете навести на складе порядок. 

Внеплановые инвентаризации нужны в непредвиденных ситуациях вроде недовозов, порчи и краж. Если их приходится проводить слишком часто, стоит задуматься о причинах постоянных форс-мажоров и уволить недобросовестных подчиненных. 

Кроме того, инвентаризации бывают сплошными и выборочными. В первом случае вы считаете все товары, а во втором –какую-то их часть (определенные категории, группы и ячейки). Годовая инвентаризация должна быть сплошной, а промежуточные можно делать так, как вам удобно. Затем для проверки правильности результатов  проводится контрольный или повторный пересчет. 

С видами разобрались, перейдем к методам. Инвентаризацию можно проводить вручную или автоматически, офлайн или онлайн. Реализация конкретных решений зависит от вашей CRM-системы. В РемОнлайн, например, для этого предусмотрено 4 способа:

  • Слепая инвентаризация – нужно сканировать этикетки товаров сканером штрих-кодов. Успешность действия подтвердит звуковой сигнал и вам даже не придется смотреть на монитор. Сканируете, слышите звук, переходите к следующему товару – все просто. 
  • Печать ведомости – распечатайте остатки и зафиксируйте фактическое количество товаров, а затем внесите в таблицу позиции, по которым есть расхождения. Так вы сможете проинвентаризировать склад в режиме офлайн.
  • Экспорт/импорт товаров – выгрузите остатки в excel-файл, заполните в нем фактическое количество товаров, а затем импортируйте файл обратно в CRM-систему.
  • Загрузка списка остатков – добавьте в таблицу учетный список товаров, а потом посчитайте и внесите их фактическое количество. 

Теперь вы знаете, как правильно проводить инвентаризацию на складе и какие методы для этого можно использовать. После завершения пересчета в системе сформируется итоговый акт с общим списком позиций и найденными расхождениями. Самое время поговорить о том, как отразить результаты инвентаризации в учете.

Сведение инвентаризации и подведение итогов

Сведение инвентаризации и подведение итогов

Оформление результатов – это финальный этап инвентаризации. Если вы не нашли расхождений, просто распечатайте акт для архива. При обнаружении излишков, пересортиц и недостач придется потратить время на то, чтобы отыскать и опознать проблемные позиции. Что-то могло попасть в зону брака или затеряться без коробки между стеллажами, по какому-то товару просто забыли провести перемещение, какой-то украли и т.д. В общем, целое расследование. После него можно переходить к решению расхождений в CRM-системе. Вот основные типы проблем, с которыми вы можете столкнуться: 

  • Недостачи – решаются через списание или продажу материально ответственному сотруднику. 
  • Излишки – нужно оприходовать, при необходимости отредактировать цены и распечатать этикетки для таких позиций.
  • Товары на других складах и ячейках – к этой группе относятся серийные товары, которые оказались не на своем месте. Их нужно переместить на правильные склады и ячейки.
  • Товары других категорий – такая проблема возникает тогда, когда вы проводите выборочную инвентаризацию отдельных категорий. Например, инвентаризируете запчасти и видите, что в список почему-то попал товар. В таком случае нужно просто исправить категорию позиции на ту, к которой она должна относиться.
  • Неизвестные товары – если вы нашли неизвестные товары, которые можно продать, идентифицируйте и оприходуйте их в CRM-системе.

В конце вы проведете какое-то количество оприходований, списаний и перемещений. Хорошо, если эти документы будут связаны с итоговым актом инвентаризации в программе, чтобы вы в любой момент могли их открыть и перепроверить информацию, которая вас интересует. После сведения фактическое и учетное количество товаров должно стать одинаковым. Это будет значить, что инвентаризация прошла успешно. 

Теперь вы знаете, как оформить результаты инвентаризации и что нужно для ее проведения. А подробнее про инвентаризацию в РемОнлайн читайте в этой статье.

comments powered by Disqus