1. Главная
  2. Блог
  3. Разное

Как вести учет на складе, принципы и виды складского учета

Как вести складской учет, виды и принципы складского учета

Когда на складе беспорядок, становится сложно искать товары, контролировать остатки и следить за движением нужных единиц. Непонятно, где находится заказ клиента и как найти маленькую запчасть, которая нужна прямо сейчас. В итоге сотрудники долго собирают доставки, делают пересортицы и продают позиции, которых по факту нет. А когда дело доходит до инвентаризации, материалов хватает на написание маленького детективного романа, в конце которого герой наконец понимает, куда делись чехлы и защитные стекла и когда все это кончится.

Исправить ситуацию поможет организация складского учета. После его внедрения вы в любой момент времени сможете быстро узнать остаток того или иного товара. И эти данные будут точными:) О том, как организовать и вести складской учет, расскажем в этой статье.

Принципы и задачи складского учета

Принципы и задачи складского учета

Складской учет поможет вам оптимизировать бизнес-процессы и эффективность работы сотрудников. Он выполняет ряд важных задач, в числе которых:

Контроль остатков и запасов

Главная цель складского учета – сделать так, чтоб учетное количество товаров совпадало с фактическим. Тогда не нужно будет по сто раз проверять все перед каждой продажей.

Объективное планирование закупок

С помощью анализа остатков и движения товаров можно прогнозировать среднее количество продаж и планировать закупки так, чтоб всего хватало и при этом товары не лежали на складе мертвым грузом.

Облегчение процесса инвентаризации и поиска нужных единиц

Когда на складе порядок, проводить пересчет и искать товары для выдачи клиентам становится гораздо легче.

Систематизация справочника товаров

Если у вас на складе много позиций, можно их упорядочить, например, разделив на категории и группы. Каждая категория может храниться в отдельном месте, чтобы вам было проще комплектовать заказы и доставки.

Сокращение количества ошибок и краж

После внедрения складского учета все оприходования, списания и перемещения будут зафиксированы документально и отображены в системе, которой вы пользуетесь. В итоге у вас станет меньше недостач, излишков, пересортиц и краж, а также ошибок во время продаж и оформления заказов.

Оптимизация и зонирование территории склада

Ведение складского учета поможет вам найти залежавшиеся единицы, которые нужно списать или продать по акционной цене. А также обнаружить бракованные товары, для хранения которых стоит организовать отдельное место. В итоге станет понятно, что и где находится.

Повышение эффективности работы сотрудников

Им больше не придется тратить много времени на поиск товаров и комплектацию заказов.

Среди принципов и правил складского учета можно выделить:

  • Планирование – работы нужно проводить по графику и кладовщик, например, должен понимать, в какие дни ждать приход товара и когда будет следующая инвентаризация.
  • Честность –  товары и запчасти должны учитываться по фактическому наличию, а не со слов коллег.
  • Ответственность – все складские операции нужно отражать и проводить в режиме реального времени, чтобы не было так, что оприходование в программе провели до фактического приезда товара и уже успели продать кому-то несколько единиц, а они в итоге оказались с дефектом.
  • Отчетность –  желательно вести архив с документами оприходований, списаний, перемещений, возвратов, инвентаризаций и т. д. Так вы всегда сможете восстановить в памяти необходимые события.

Теперь вы знаете, для чего нужен складской учет, значит можно поговорить о методах и особенностях его ведения.

Как организовать складской учет

Как организовать учет на складе

От правильности ведения складского учета зависит успех деятельности компании. С порядком на складе легче избежать конфликтов, предотвратить кражи и масштабировать бизнес, когда появится такая возможность. Вот чек-лист по его внедрению.

Выберите программу для ведения складского учета

Конечно, лучше всего использовать не блокнот или excel, а специальную программу, например, РемОнлайн. Она поможет минимизировать вероятность ошибок, ускорить выполнение рутинных задач, быстрее проводить инвентаризацию, а также контролировать остатки и движение товаров.

Позаботьтесь об оборудовании

Купите удобные стеллажи для коробок разных размеров, сканер штрих-кодов, принтер этикеток, складские весы, передвижные лестницы, тележки для перевозки товаров и т. д. Количество оборудования зависит от специфики вашего бизнеса. Смысл в том, чтобы создать подходящие условия для хранения товаров и работы сотрудников. Потому что никакой учет не поможет, если на складе все валяется одной большой бесформенной кучей.

Назначьте материально ответственных лиц

Определите подчиненных, которые будут отвечать за сохранность товаров, вести учет и подготавливать отчеты. Это может быть, например, кладовщик.

Опишите процессы

Сотрудники должны знать, как проводить оприходования, списания и перемещения, по каким документам выдавать товары, что делать в случае недовозов, как поступать с бракованными позициями и т.д. Для каждого процесса нужно прописать пошаговую инструкцию, чтобы уменьшить количество непонятных ситуаций.

Подготовьте шаблоны документов

Очень важно тщательно фиксировать движение товаров, когда они проходят путь по цепочке: поставщик – склад – клиент. Для этого у вас должны быть подготовлены шаблоны всех необходимых документов: ТТН, счетов-фактур, кассовых ордеров, приходных накладных, актов приемки и т.д. Кладовщик не должен выдумывать, по каким документам проводить ту или иную операцию либо каждый раз создавать их с нуля.

Обеспечьте информативное зонирование

Наведите на складе порядок и храните товары так, чтобы сотрудники сразу понимали, где их найти. Можно включить адресное хранение или просто отдельно разместить товары разных категорий. Для хранения мелких товаров удобно использовать этикетки и добавлять фотографии в CRM-систему. Так вы точно ничего не перепутаете.

Определитесь с видом складского учета, который будете применять

Существует 4 основных метода ведения складского учета: номенклатурный, сортовой, партионный и партионно-сортовой. Подробнее о каждом из них расскажем в следующем пункте.

После этого останется периодически контролировать правильность заполнения документов, проводить инвентаризации и изучать отчеты по остаткам, списаниям, движению товаров и возвратам. Со временем склад начнет работать как часы.

Способы ведения складского учета

Выделить один универсальный метод практически невозможно. Все зависит от вашего ассортимента и объема номенклатуры. Просто выберите из списка вариант, который подходит вам больше всего:

  1. Номенклатурный – не предусматривает деления по категориям и группам. У каждой позиции своя карточка. Такой способ подойдет компаниям с небольшим товарооборотом.
  2. Сортовой – товары хранятся по сортам (группам или подгруппам) и наименованиям, без учета партий и закупочных цен. То есть новые единицы добавляются к остаточным позициям и смешиваются с ними вне зависимости от поставщика, стоимости и времени поступления.

При продаже, перемещении или списании товары будут выбираться произвольно. Для оценки их стоимости можно пользоваться методом ФИФО (первым прибыл – первым выбыл), расчетом средней цены или оценкой товаров по последней закупке.

Сортовой метод помогает экономно использовать площадь склада, оперативно управлять остатками и предусматривает возможность адресного хранения. Среди минусов можно выделить сложность разделения товаров одного сорта/вида по цене поступления.

3. Партионный – каждая поступившая партия хранится отдельно от предыдущих. Для новой партии нужно открыть специальную карточку, чтобы затем вносить туда информацию о движении товаров, которые в  нее входят. После продажи всех позиций из партии карту нужно закрыть и затем составить акт израсходования материально-производственных запасов.

Этот метод удобен для компаний, которые торгуют однотипными товарами с ограниченным сроком годности. С его помощью можно усилить контроль за сохранностью остатков и минимизировать вероятность пересортиц. Но при этом площадь склада будет использоваться менее рационально и могут возникнуть сложности с оперативным управлением запасами, потому что учет ведется в разных партионных бланках.

4. Партионно-сортовой – принятые товары учитываются и хранятся партиями. При этом внутри партий позиции разделяются по сортам. Этот способ часто выбирают при большом ассортименте товаров.

Если после внедрения складского учета информация о движении товаров полностью отображается в документах, а вы легко можете найти и выдать нужную позицию, значит все прошло успешно. Но нет предела совершенству! Поэтому в одной их следующих статей расскажем о том, как автоматизировать складской учет с помощью CRM-системы. Будет интересно:)

comments powered by Disqus